A organização é, sem dúvidas, uma das etapas mais primordiais da gestão para o bom funcionamento de uma empresa. Cada vez mais, especialistas em administração e empreendedores estão buscando ferramentas para tornar essa dinâmica mais prática. A Aging List é uma dessas facilitadoras, que tem se tornado muito popular nos negócios.
Em nossos conteúdos, também já falamos sobre outras ferramentas e processos que podem se ajustar na gestão das empresas. Dá uma olhada:
Fluxo de caixa: como fazer? – Dicas para controlar seu financeiro!
Como precificar um produto – entenda o melhor jeito de fazer a precificação;
A importância da conta PJ para sua empresa: tudo o que você precisa saber!
Neste artigo, vamos desvendar o Aging List, esse recurso inteligente de gestão monetária, que ajuda principalmente empresas com um fluxo de dinheiro muito continuo.
- O que é Aging List?
- Quais são as suas vantagens?
- Como fazer uma Aging List?
- Aging List e Fluxo de Caixa;
- O que é Aging List?
Traduzido literalmente do inglês, o termo “aging list” quer dizer “lista de envelhecimento”. Nada mais é do que uma ferramenta de organização, principalmente financeira, para auxiliar gestores e administradores a controlar custos, recebimentos e outros lançamentos.
A aging list funciona como um relatório que segue uma ordem cronológica de todas as movimentações que já foram e as que ainda precisam ser feitas. Assim, o gestor tem um controle de datas de vencimento, valores que cairão na conta, e consegue realizar uma previsão de faturamento e controle de gastos de modo muito mais fácil.
Essa ferramenta, além de ajudar na visualização do financeiro, também serve como um ótimo instrumento de consulta de dados para tomada de decisões.
- Quais são as suas vantagens?
Como uma forma de trazer mais facilidade, o aging list possui diversas vantagens. Embora manter cada movimentação financeira exija uma certa disciplina, colher os frutos dessa ferramenta pode ajudar em diversos fatores.
Controle das finanças: fica mais fácil identificar necessidades e possibilidades por meio deste recurso. Com ele, é mais fácil descobrir se é o momento certo para realizar um novo investimento e compra, por exemplo, e até mesmo descobrir se é preciso solicitar crédito.
Pagamentos em dia: como a aging list faz um controle por datas, ela ajuda a se manter em dia com os pagamentos, tanto de funcionários quanto de fornecedores. Assim, as relações de negócios melhoram, e a sua empresa se mantém estável.
Facilidade de gestão: e por falar em consulta por datas, a aging list funciona como um relatório cronológico muito mais prático na hora de ser consultado. Com ela, é simples identificar erros, analisando exatamente os períodos necessários, e até estabelecer parâmetros e coletar dados para gráficos de comparação.
Atenção às inadimplências: por meio deste controle em ordem cronológica, também fica mais fácil acompanhar as pendências dos clientes, quantias a receber, e programar cobranças, evitando inadimplências. Assim, você também sabe exatamente com quanto poderá contar no futuro, e pode até estabelecer juros e taxas de maneira mais assertiva.
- Como fazer uma Aging List?
A aging list é um relatório, logo, pode contar com diversas ferramentas. O mais comum, ou recomendado, é que esse acompanhamento seja feito em uma planilha onde se possa incluir gráficos, tabelas comparativas e anexos, além de anotações extras.
Esse relatório também precisa ser datado, da maneira que você preferir: semanalmente, mensalmente, semestralmente. Assim, sua estrutura cronológica deve fazer mais sentido para a realidade de cada empresa.
Uma lista do que a sua aging list pode conter é:
- Datas de vencimento;
- Datas de pagamentos;
- Nomes e dados do fornecedor ou cliente;
- Valores pagos e gastos;
- Valores a pagar, e seus vencimentos;
- Campo para formas de pagamento (cartão, dinheiro, parcelas…);
- Compras recorrentes ou tempo de contrato (em caso de serviço contratado, por exemplo);
- Compras únicas (em caso de produto ou serviço isolado);
- Lucros e despesas;
Quando você reúne todos esses dados e desenvolve uma análise, as projeções, expectativas e resultados da empresa ficam mais assertivos. Assim, é mais fácil saber, por exemplo, se a empresa corre risco de ficar no vermelho ou se está em lucro.
- Aging List e Fluxo de Caixa:
Embora pareçam muito semelhantes, ambas possuem detalhes que as diferenciam. Enquanto o fluxo de caixa é mais compacto e acompanha um período estipulado específico, a aging list é mais abrangente, e segue diversos períodos.
O fluxo de caixa, normalmente, apresenta apenas dados de recebimento e saídas, esclarecendo os valores do capital. Enquanto isso, a aging list também acumula dados sobre a relação com fornecedores, crédito, dividendos, pagamentos atrasados e outros fatores.
Sendo assim, é possível dizer que a aging list é um complemento do fluxo de caixa, e para manter uma boa gestão, é ideal que ambos caminhem juntos.
Experimente aplicar essas dicas na sua empresa. Busque modelos de aging list e troque experiências para descobrir o que funciona melhor para a sua empresa. Você vai ver como é mais fácil acompanhar suas finanças!
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